确保在线文档安全的智能提示

丟失客戶檔或敏感資訊的可能性是當今困擾專業人士的最糟糕的噩夢之一。鑒於所有關於網路犯罪分子闖入並竊取所有內容的報告，這是一個合理的擔憂，使公司面臨客戶流失、法律後果、處罰甚至失敗的風險。

越来越多的国家正在通过数据隐私法规，以确保企业严格遵守法律收集和保存客户数据，防止个人信息泄露。在很多情况下，公司因未能充分保护客户数据而不得不支付巨额罚款。
如果您还没有开始考虑客户数据保护，请不要担心——还有时间纠正这一点。简单的最佳实践应用起来相对简单。

以下是您应该遵循的一些方法来保护您的在线数据。

使用快速安全的 VPN

为避免信息丢失、滥用、未经授权的访问、披露或修改，Symlex VPN 等 VPN 在信息存储设施方面采用一流的物理、程序和技术安全措施。 连接多个设备时，使用 Symlex VPN 更为实用。 只需一个高级会员资格，您就可以同时将 Symlex VPN 添加到五台设备。

只有需要訪問使用者資訊以履行其職責的員工才會被授予訪問許可權。儘管這些系統很強大，但必須認識到，世界上沒有任何數據安全措施可以提供100%的安全性 - 數據中心具有高安全標準的主機伺服器。您無需使用以下方法收集或保留任何流量數據或個人資訊 安全的在线 VPN 服务 在任何一個數據中心。因此，下載VPN應用程式以保護您的數據至關重要。

自动化数据收集过程

確定您通常首先使用電子郵件處理哪些進程。然後，選擇最佳的業務工具來控制這些操作。為了有效地提供服務，您可能需要在整個客戶入職過程中從客戶那裡收集檔、歷史數據或說明。您可以開發需求清單範本，您和您的團隊每天都會使用這些範本從任何客戶那裡尋求支援文檔，而無需使用電子郵件。

文件收集系統通常可用於任何客戶入職平臺。這是一個集體努力，可以在您的公司內部採用，以自動化您的數據收集程式。它還使您能夠保護請求客戶檔和收集敏感數據的方式，同時確保每個團隊成員都使用相同的文檔收集程式。

僅向相關方披露資訊

重要的客户信息不应该被公司中的每个人访问。内部利益相关者和员工越多，发生违规的机会就越多。创造性的政策，例如鼓励员工不要在计算机上保存文件的干净桌面政策，在远程工作时代至关重要。
但是，没有手动方法可以正确保证此级别的合规性。将数据集中在通用平台上，并为团队配备专门的解决方案，自动限制只有需要的人才能访问，这是最大限度地降低员工设备数据泄露风险的最佳实践。您可以执行此操作来自动为公司中的每个员工建立角色和权限。在线欺诈者使用个人和财务信息，例如现金。

盗用您身份的网络犯罪分子可能能够访问您的银行帐户、以您的名义申请信用卡或贷款、损害您的信用评分等等。 在网上披露过多的个人信息时最好谨慎行事。 如果您透露您的地址、电话号码、生日和其他敏感信息，您将面临更高的身份盗用、跟踪和骚扰风险。 它也适用于您在社交媒体上发布的数据。 仔细考虑您在线共享的信息，因为网络犯罪分子可以根据公众可用的信息拼凑出您的身份。

使用强密码保护您的文档安全

如果您使用弱且众所周知的密码作为登录信息，即使是没有经验的攻击者也可以在未经授权的情况下访问您的在线文档。您应该为您的在线平台实施多因素身份验证系统并使用强密码。如果您还没有使用密码管理解决方案，我强烈建议您使用它。一些充当密码管理器的软件使用高级加密保存密码，并且免费供主要使用。

像这样的解决方案 最后通行证 可以提醒您更新密码，甚至可以让您与团队成员共享密码而无需透露您的凭据。 大多数用户在客户端在线界面开启密码保护，以确保其他人无法访问任何共享文档 集群文档.

僅使用安全平臺共享文件

如果您需要一种能够在新业务合作伙伴关系中实现安全文档共享的解决方案，您还可以查看客户入职系统。 与 CRM 不同，客户入职计划以客户为中心。 它允许您的最终客户在与您的员工直接交互的同时，通过单个安全 URL 发送和接收文档。

用戶可以定義文件共用的安全標準，例如，使用 Clustdoc，它使用最高級別的加密、共用和可訪問性來保護用戶數據。最終使用者 2 因素身份驗證是使之成為可能的主要特徵之一。通過使企業主能夠保護其客戶和組織免受潛在的安全問題的影響，它為客戶帳戶增加了額外的安全層。

您将可以访问前端工具，以提高通过这些平台请求或发送的每个文件的安全性，以及使用专用业务应用程序处理客户文档所附带的内置保护。例如，商业用户可以使用 Clustdoc 为其客户端配置密码过期策略。这是一项至关重要的功能，因为根据大多数安全专业人士的说法，您应该每三个月更改一次密码，以确保黑客无法长时间访问您的帐户。

僅使用具有可靠文檔隱私政策的平臺

如果你想确保你计划实施的系统，隐私政策是至关重要的。 它提供先进的安全性来保护您的客户文件，并允许您在分析您的团队可用的各种选项时遵守适用于您所在国家/地区的数据隐私法。 您可以访问的功能数量将决定您遵守规则的程度； 因此，这是一个需要考虑的重要因素。

选择您未来的供应商时，需要考虑以下几点：

1. 有没有办法让客户在开始向我发送文件之前知道我的公司有隐私政策？
2. 如何记录用户的同意，以防将来出现任何问题？
3. 我如何跟踪并为我的客户提供一种提交数据隐私请求的简便方法？

您可以使用 Clustdoc 安全地發送文檔，因為它具有內置的安全措施並符合 GDPR。在进行任何文件共享之前，这些功能之一允许在客户端界面中获得用户的批准。

只收集必要的东西

如果您目前没有处理此问题的软件，我们建议您在员工的日历中添加提醒，以定期查看旧客户记录并删除不再与您开展业务的任何客户。在这里，Clustdoc 很有帮助。例如，该平台允许您在特定日期后自动从您的帐户中删除旧客户记录。

您是否正在寻找一种更有效的方法来保护您的在线客户文档？
如果保護客戶數據是重中之重，Clustdoc無疑可以為您的公司提供説明。我們將數據安全放在所有其他方面之上，以保護我們計劃中共用的論文。訪問 Clustdoc 開始在受保護的用戶端入職平臺上收集文件。

结论
因此，公司必须制定解决文档安全性的政策并执行此类标准。拥有明确的处理文件指南和说明的成员将显着增强团队维护安全记录的能力。本文重点介绍了在保护在线表单时应采取的一些措施。